1. Ga naar navigatie
  2. Bekijk inhoud van de pagina
  3. Ga naar zoeken

Van aanvraag tot evenement

 

Na het indienen van een vergunningaanvraag komt er niet automatisch een vergunning. Zoals te zien is in het schema op de homepage moet eerst een en ander gebeuren voordat een vergunning afgegeven kan worden. Hoe en of er een vergunning wordt afgegeven is aan de gemeenten. Iedere gemeente mag hiervoor zelf haar eigen regels bepalen. Op deze pagina vind je meer informatie over het proces achter de evenementenvergunning. Voor specifieke regels (zoals indieningstermijnen) moet je bij de desbetreffende gemeente zijn.

 

Klik snel naar

Aanvraag en indieningstermijnen

Om een evenement te mogen organiseren heb je vaak een vergunning nodig. Hiervoor dien je een vergunningaanvraag in bij de gemeente. Gemeenten bepalen zelf hoeveel weken voor het evenement de aanvraag ingediend (de indieningstermijn) moet zijn. Maar vaak is dit minimaal 8 weken voor kleinere evenementen en minimaal 12 weken voor grotere evenementen. Deze tijd is nodig omdat een vergunning niet zomaar afgegeven kan worden. De stukken moeten bekeken of aangevuld worden en geven de hulpdiensten of andere partijen hun advies. Als organisator wil je het liefst zo snel mogelijk een vergunning. Neem daarom zo snel mogelijk contact op met de gemeente als je van plan bent een evenement te organiseren. De gemeente kan je precies vertellen waar je rekening mee moet houden.


In de veiligheidsregio Gelderland-Midden gebruiken alle gemeenten dezelfde basis voor de vergunningaanvraag. Er worden algemene vragen gesteld over de datum waarop het evenement plaatsvindt en de locatie, maar ook vragen over het aantal en type bezoekers. Ook wordt er gevraagd of verkeersmaatregelen worden getroffen, of er beveiliging en/of EHBO wordt ingezet. Deze gegevens zijn belangrijk voor de gemeente en hulpdiensten om een eerste beeld van het evenement te kunnen vormen. Een aantal onderdelen uit de aanvraag komt ook terug in het veiligheidsplan.

 

Risicoclassificatie

Wellicht heb je al eens van de termen A,B of C evenementen gehoord. Alle vergunningsplichtige evenementen worden aan de hand van de risicoscan door de gemeente geclassificeerd. Landelijk is voorgesteld om hiervoor de categorieën A, B en C te gebruiken.

 

  • Een klasse A evenement staat voor een regulier evenement zonder noemenswaardige risico’s. Ze vragen niet of nauwelijks inzet van hulpdiensten.
  • Een klasse B evenement staat voor een aandachtsevenement met mogelijke risico’s. Om de veiligheid te kunnen borgen zijn maatregelen noodzakelijk.
  • Een klasse C evenement staat voor een risico-evenement. Dit evenement kan niet zonder maatregelen plaatsvinden.

De classificatie helpt gemeenten bepalen welke behandelaanpak nodig is om tot een vergunning te komen. Bij A evenementen is het proces vrij eenvoudig, vaak hoeven de hulpdiensten geen advies te geven en kan er relatief snel een vergunning worden afgegeven. Vandaar ook dat een aantal gemeenten voor klasse A evenementen een kortere indieningstermijn hebben. Bij B evenementen is wel vaak een advies nodig van bijvoorbeeld de brandweer, politie of de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Bij C evenementen wordt vanuit Veiligheidsregio Gelderland-Midden een gezamenlijk advies van de drie hulpdiensten opgesteld. Er wordt altijd een overleg gehouden met alle hulpdiensten, gemeenten en organisator om informatie uit te wisselen.

 

De risicoclassificatie is verdeeld in drie profielen: het activiteitenprofiel, het ruimtelijk profiel en het publieksprofiel.


Het activiteitenprofiel gaat over het soort evenement en of er activiteiten plaatsvinden die risico’s met zich mee kunnen brengen. Zo kan bijvoorbeeld het bereiden van voedsel in een snackwagen met gasinstallatie een brandrisico met zich mee brengen.


Het ruimtelijk profiel gaat over de locatie waar het evenement plaatsvindt. Een evenement in een binnenstad met veel nauwe steegjes kan een risico zijn voor de bereikbaarheid voor hulpdiensten. En een evenement bij het water kan verdrinkingsrisico met zich meebrengen. Ook wordt hierbij de link gelegd of de periode waarin het evenement plaatsvindt een risico kan zij m.b.t. het weer. Bijvoorbeeld tenten die in een weiland staan.


Het publieksprofiel gaat over het publiek wat op het evenement afkomt. Hoeveel mensen worden er verwacht en zijn er wellicht ook deelnemers? Maar ook het type publiek en de leeftijd worden hierin meegenomen.

 

Betrokken partijen

Er zijn verschillende partijen betrokken bij het veilig organiseren van een evenement. Natuurlijk heeft de organisator hier een grote rol in, maar er zijn meer partijen waar je mee te maken kunt krijgen. Hieronder staan de rol en verantwoordelijkheden van betrokkenen binnen het evenementenproces beschreven.

 

Klik snel naar

Organisator

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement en daarmee ook voor de veiligheid van bezoekers en eventuele deelnemers. Om een vergunning te krijgen moet je laten zien dat je je bewust bent van de eventuele risico's die jouw evenement met zich meebrengt en moet je kunnen aantonen dat je hier op voorbereidt bent. Dit doe je door (op tijd) een kwalitatief goede aanvraag te doen, met heldere plannen en duidelijke tekeningen.

 

Gemeenten

De burgemeester is op basis van de Gemeentewet belast met handhaving van de openbare orde en veiligheid en draagt hierdoor een verantwoordelijkheid. Ook is de burgemeester belast is met vergunningverlening voor en toezicht houden op evenementen. Al wordt het opstellen van de vergunning en het houden van toezicht vaak door medewerkers van de gemeente gedaan. Naast de burgemeester kan ook het college van B&W een rol hebben ten aanzien van evenementen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als het gaat om geluids- of milieukwesties en bij verkeersbesluiten. Binnen de gemeentelijke organisatie kunnen diverse partijen optreden als intern adviseur. Hierbij valt te denken aan vraagstukken op het gebied van milieu, verkeer, ruimtelijke ordening, constructies, veiligheid enz. Zij adviseren elk vanuit hun vakgebied. Een voorbeeld hiervan is de ambtenaar openbare orde en veiligheid. Daar waar het de openbare orde en/of veiligheid raakt heeft hij een adviserende rol. Als organisator kun je dus met verschillende personen van de gemeente te maken krijgen. Maar vaak is de vergunningverlener voor jou het aanspreekpunt.

 

Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM)

VGGM is een complete hulpverleningsorganisatie is voor brandweer en volksgezondheid (Ambulancevoorziening, GGD en GHOR).  De onderdelen brandweer en GHOR/GGD adviseren de gemeenten over te nemen maatregelen bij evenementen. VGGM heeft naast een adviserende ook een faciliterende rol. Zij ondersteunt gemeenten onder andere in het vergroten van het risicobewustzijn van evenementenorganisatoren, bijvoorbeeld door het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten en workshops en het beheren van deze website. Daarnaast biedt zij handreikingen en stimuleert ze kennisdeling door het organiseren van regionale (thema)bijeenkomsten voor vergunningverleners.

 

Brandweer Gelderland-Midden

De brandweer heeft een adviserende rol en richt zich op een aantal brandveiligheidsaspecten. Denk hierbij aan bereikbaarheid en bestrijdbaarheid van een incident, brandveiligheid van tenten en andere objecten inclusief toe te passen materialen, maximaal toe te laten aantal bezoekers, vluchtveiligheid van het publiek en het veilig gebruik van gasflessen ten behoeve van het bereiden van voedsel. Bij het opstellen van een advies toetst de brandweer of aan alle risico’s is gedacht en of er voldoende maatregelen door de organisatie worden getroffen om risico’s te voorkomen dan wel te verminderen. Dit wordt vervolgens verwerkt in het (maatwerk) advies.

 

GHOR en GGD Gelderland-Midden

De GHOR en GGD adviseren gemeenten over geneeskundige aspecten bij evenementen. In een advies staan richtlijnen voor de geneeskundige hulpverlening en richtlijnen ter bewaking, bescherming en bevordering van de gezondheid. Voor dit laatste fungeert de GHOR als loket voor de GGD; de richtlijnen van de GGD neemt de GHOR mee in eventuele overleggen en in het uiteindelijke advies. De GHOR beoordeelt op basis van een adviesaanvraag of er ook afstemming met andere (geneeskundige) partijen nodig is, zo kan er afstemming nodig zijn met de Regionale Ambulance Voorziening (RAV) voor de bereikbaarheid van een evenement.


De GGD en GHOR GM hebben folders ontwikkeld om gemeenten en organisatoren te informeren over (landelijke) richtlijnen en de wet- en regelgeving die op hun gebied van toepassing kunnen zijn op evenementen. Deze informatie kunnen gemeenten én organisatoren gebruiken. Het advies vanuit de GHOR is in belangrijke mate gericht op geneeskundige hulpverlening. Het accent bij de GGD ligt op de

 

Technische Hygiënezorg

Voor kleine evenementen kan de gemeente de richtlijnen de folders als voorwaarden opnemen in de vergunning. Overige evenementen worden voorzien van een maatwerkadvies door de GHOR/GGD.

 

Politie

De politie is vanuit haar wettelijke taak verantwoordelijk en aanspreekbaar als het gaat om openbare orde en veiligheid. Zij adviseert de gemeente over de aspecten op het gebied van veiligheidsrisico’s met betrekking tot het evenement en verstoring van de openbare orde en veiligheid. Naast openbare orde en veiligheid is ook mobiliteit een belangrijk aandachtsgebied van de politie. Bij de vergunningaanvraag wordt onder andere door de politie in overleg met andere hulpverlenende instanties, gemeentelijk wegbeheerder en verkeerskundige gekeken of een voorgestelde route en/of locatie mogelijk is, en of vanuit openbare orde en (verkeers)veiligheidsaspecten maatregelen gewenst zijn. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor de opsporing van strafbare feiten.


Je hebt javascript niet aan staan, of je browser ondersteunt geen javascript.

Deze website komt beter tot z'n recht wanneer javascript beschikbaar is. Ook Flash is niet beschikbaar zonder javascript.